Din Guide till Livestreaming och Online Events

Guide till Live-streaming av events och föreläsningar

Under rådande Covid-19 situation som medför cancelleringar och ombokningar av events och föreläsningar så söker sig många till andra alternativ för att förmedla information brett inom team och företag utan att fysiskt behöva samlas. Idag finns det flera olika alternativ till att streama content som föreläsningar eller live events över internet som ger bra resultat. Hur du väljer att göra det beror mycket på vad du har för mål med själva eventet. Vi kommer guida dig genom de tre vanligaste alternativen. 

1. LIVE-STREAMA ETT LIVE EVENT

2. LIVE-STREAMA FRÅN ANNAN ADRESS

3. STREAMA VIA WEBCAST ELLER WEBINAR

1. LIVE-STREAMA EVENT

Detta är ett bra alternativ om ni planerar att hålla eventet på plats och vill fånga den naturliga känslan av själva eventet med dess miljö och scen. När det är svårt för publiken att ta sig till eventet eller när man inte vill samlas för många. Här fokuserar vi på professionell live-streaming med bästa användarupplevelsen och inte de enklare metoderna via telefon eller via sociala nätverk som i många fall även de kan vara ok metoder att använda sig av om inte bästa kvalité är det primära. 

Utrustning:

• Två HD kameror (för att byta bild-vy)
• Video switcher/encoder (med audio uttag för mikrofonen och video för kamerorna och ett uttag för Powerpoint.
• T1 lina (minimalt). Rekommenderat att inte använda fler instrument via samma lina för bästa kvalité. 
• (Lav) mikrofoner för högtalaren.
• Belysning för scenen när det är en person som behöver vara i fokus.
• Websida med videospelare för att fånga streamingen. 

Hur funkar det?

Kamerorna och mikrofonen fångar talaren när denne agerar live. Kamerorna i sin tur, tillsammans med mikrofonen och powerpoint matar in till switchern/encodern. En person byter mellan de olika bildvyerna samt Powerpoint för åhörarna som tittar online. Switchern filmar streamingen så den kan sändas ut genom T1 linan genom CDN (Content Delivery Network). Video plattformar såsom Vimeo eller Brightcove kan ha en speciell CDN som de använder som exempelvis Amazon Cloadfront eller Akamai. Se efter vilken din plattform använder sig av. Denna CDN skickar sedan kodad content till videospelaren via en speciell webbsida. 

Plus…

• Hög kvalité i realtid (du har möjlighet att med hjälp av både belysning och ljud få åskådarna att känna att de nästa själva sitter framför scenen). 
• Talaren får möjlighet att framträda i en naturlig miljö med minimal störning från 2 mikrofoner (en för live publiken och en för åhörarna som tar del av live-streamingen. 
• Lättare att interagera och besvaras frågor om förutsättningen finns att någon på plats hjälper till med inkommande frågor.
• Kan generera högre värde och intäkter än andra typer av live sändningar och webinar. Live-streamingen kan ge intäkter via registrering och medverkan.
• Enkelt att spela in och låta deltagarna ta del av efter framträdandet under en period.

Minus…

• Kostnaderna blir vanligtvis fler då man behöver mer personal som sköter de olika funktionerna samt för själva arenan och utrustningen. 
• Planering och koordinering blir betydligt mer krävande och mer komplext. Många väljer därför att anlita en extern firma som sköter denna del och har tillgång till integrering, hemsida och registrering av medverkande. 

2. LIVE-STREAMA FRÅN ANNAN ADRESS

Liknande det första alternativet att livesända från eventplatsen så behövs samma utrustning, planering och koordinering när du live-streamar från talarens egen studio eller adress. I tillägg till dessa behöver man vara observant på andra saker då talaren inte befinner sig på själva eventplatsen. 

• Var noggrann med att se över talarens internet uppkoppling innan sändning (T1) så den är pålitlig och fungerar väl.
• Skapa en naturlig miljö för talaren, gärna med ett fåtal personer som agerar publik så den känns så nära ett vanligt framträdande som möjligt med bra belysning. 
• Testa all utrustning innan sändning och test-streama innan talaren påbörjar sitt framträdande.

Några saker som kan vara värt att fundera över innan man bestämmer sig för att live-streama eventet på plats eller med talaren på annan adress!

Belysning – Det är värt att repetera att dålig belysning kan förstöra ett streamat framträdande. Se till att samtliga talare är väl belysta i samtliga rum  de kommer framträda i. 

Separata mikrofoner – Att enbart förlita sig på den vanliga mikrofonen för åhörarna kan ge dålig kvalité. Vi rekommenderar att man använder ett par separata mikrofoner för själva live-sändningen för bästa ljudkvalitet online. 

Påminn åhörarna om eventet – Det är viktigt att påminna deltagarna flera gånger om deras deltagande innan eventet startar. Gärna både 24h innan och samma morgon som eventet sänds.  

3. STREAMA VIA WEBCAST ELLER WEBINAR

Detta alternativ är både ett relativt billigt och enklare sätt att nå ut till sin publik. Idag har redan många organisationer denna möjlighet och använder sig av plattformar som Zoom, Go-To-Meeting och WebEx. Med hjälp av dessa kan man streama videon med talaren tillsammans med Powerpoint presentationen till en bred skara åhörare. 

Plus…

• Bra value för en billigare peng. Då många organisationer redan har en mötes-plattform så blir det inte mycket tilläggskostnader mer än den redan betalda licensen.
• Lättillgängligt för talaren. Med denna plattform kan talaren/talarna medverka från vilken plats som helst som har en bra internetuppkoppling. 
• Bra för content-fokuserat innehåll. Webinars är bra för att leverera mycket content på ett effektivt sätt och till en stor grupp. Det fungerar också bra för konsultationer av olika slag till en mindre grupp som exemplevis ett ledarskapsteam. 

Minus…

• Missar ofta Wow-faktorn. För en talare som är van att hålla ett dynamiskt framträdande på scen så blir möjligheterna något färre och behovet av att titta in i kameran istället för runtomkring sig på sin publik inte lika interaktivt. Publiken kanske många gånger lämnar eventet inte lika engagerade och motiverade som vid ett fysiskt framträdande.
• Webbkameran ger ofta inte en så klar och tydlig bild som andra kameror och likaså ljus och bakgrund kan variera om man till exempel utgår från en kontorsmiljö. 
• Populära talare kan neka till att medverka då deras prestationer kan påverkas negativt om kvalitén är sekundär. Om man däremot vill ha mer av ett möte/konsultativt event så kan det vara lättare att få föreläsaren att ställa upp. 

Checklista för webinar

• Skicka påminnelser i god tid och vid upprepade tillfällen, gärna dagen innan och samma dag som eventet äger rum. 
• Se gärna till att ha någon som kan hjälpa talare med publikfrågor då det är mycket att hålla koll på och det skapar ett bättre flow i presentationen. 
• Dina medverkandes licens limit är bra att ha koll på beroende på vilken plattform du använder dig av och eventuella begränsningar av antal medverkande.
• Glöm inte slå på ”Spela in” knappen om alla är överens om att det är ok och spara gärna som MP4 så har deltagarna eller du själv möjlighet att använda sig av materialet vid senare tillfälle.

Boka föreläsare utan mellanhänder genom direktkontakt med föreläsaren. Vi hjälper gärna till om du har frågor eller behöver hjälp med att hitta rätt föreläsare för ditt evenemang. Maila oss på info@curemo.se eller via vårt kontaktformulär. Vi svarar alltid inom 24 timmar.