Tre steg till en lugnare och mer produktiv arbetsdag

Författare: Lise Hellström

Du vet hur det är efter semestern. Du kommer tillbaka in på jobbet, i bästa fall utvilad (men oftast tröttare än när du lämnade) fylld med goda FÖRESATSER. Att börja jobba efter semestern är ju mycket mer en nystart än ett årsskifte någonsin blir – och det har du tänkt att utnyttja. Med start i augusti ska du ha koll på inboxen, ligga i framkant när det gäller rapporterna som ska skrivas, gå hem i tid från jobbet, slippa mejla från soffan på kvällarna och vara med förberedd på dina möten. Nu jäklar!

Och det är inget fel med ambitionen, eller med dig, men efter att ha tagit en kaffe, pratat med kollegan om hennes greklandssemester (den var så VARM) och att hennes son som bröt armen i början på sommarlovet (stackaren) och att det regnade på kräftskivan (typiskt) så letar du bak i minnet efter ditt lösenord och loggar in på datorn för att kolla mejlen.

Och ungefär där börjar alla dina vackra föresatser att smulas samman.

För på en millisekund är du tillbaka in den där reaktiva fasen som du jobbat i fram till semestern. Den där du inte ligger i framkant, inte har överblick, inte känner dig lugn. I stället åker du rakt in i den vanliga jobbcentrifugen när du läser mejlen om den ena brådskande saken efter den andra, för att inte prata om alla mötesförfrågningar, kollegor som väntar på dina saker innan de kan gå vidare i sina projekt och du hanterar det som du alltid gör:

Du skriver en att göra lista och börjar beta av mejlen, uppifrån och ner. 

Du skriver och skriver och lägger till nya saker på listan allt eftersom. Vissa saker kräver lite mer info, du tar din kaffekopp och går över till en kollega för att fråga, hen är i möte, du sätter dig och skriver ett mejl istället, hämtar mer kaffe (det andra är kallt) och fortsätter att svara på mejlen från semestern, listan är lång nu, och nu börjar det dessutom komma in svar på de mejl du precis skickat, så du svarar på dem också och när dagen är slut har du svarat på väldigt många mejl och varit på två möten som genererade ännu fler uppgifter vilket innebär en oanständigt lång att göra lista och ännu ett gäng obesvarade mejl, så du tar med dig datorn hem för att kanske komma ifatt lite efter att barnen har lagt sig och precis så här kommer det att fortsätta fram till semestern 2025.

Eller?

Tänk om det verkligen finns ett annat sätt att ta sig an uppgifterna, små förändringar som kan göra stor skillnad och som håller över tid? Som funkar på riktigt, alltså?

Låt oss kolla på det hela igen:

Allt började med inboxen, eller hur? Detta översvämmande tidvatten av åsikter, uppmaningar, passiv aggressivitet och saker som ska hanteras. Det tar aldrig slut, svarar du på ett mejl så har det kommit två under tiden. Du trampar vatten här, för att skriva mejl tar TID. Ibland får du dessutom skicka många vändor eftersom du gjorde misstagen att inte göra punktlista av de tre frågorna och fetstila dem och använda VERSALER också, så mottagaren bara svarade på en frågorna du ställde, vilket genererar ytterligare en vända eller två.

Likadant med mötena. Dessa oändliga timmar för ”återkoppling” och ”avstämning” och ”uppdatering” som hackar upp din dag i småbitar och renderar diskussioner, uppgifter och ännu fler möten (eller som ni säger: avstämningar).

Och till sist har vi att göra-listan. Vattentrampande at its finest här också, va? Ett myller av uppgifter, små som stora, jätteviktiga och oviktiga, snabba och tidskrävande, huller om buller. Alla hänger dessutom ihop med hur långt andra i projektet kommit och vilka deadlines som både du och andra satt, många är utom din kontroll, det är inte du som dragit in dem utan andra som knuffat in dem till dig.

Japp, där har du receptet på en trojka för ineffektivitet som heter duga. Den får dig att jobba utan överblick, med de saker som verkar mest brådskande i stunden – eller de saker som fångar din uppmärksamhet för tillfället – ideligen avbruten av mejlpling eller mötespling som KRÄVER (och får) din uppmärksamhet just när du kommit igång med en uppgift. Du kan ju roa dig med att räkna på hur mycket arbetstid du lägger på mejl, möten och småsaker på listan nån gång (om du hinner) och sedan jämföra det med tiden du lägger på själva kärnverksamheten, det du EGENTLIGEN är anställd för att göra. Det blir troligtvis en ekvation som haltar rejält.

Så vad är lösningen då, tänker du? Att strunta i mejl och skita i att gå på mötena? Nej det funkar förstås inte. För att vara 100% ärlig så hade jag helst velat sätta mig ner med dig och gå igenom hela din arbetssituation och hjälpa dig att bygga en hållbar struktur från grunden som gör att du kan jobba lugnare och djupare med de saker som verkligen gör skillnad, så du på riktigt får till den där nystarten efter semestern som håller över tid, men det det finns några små men viktiga förändringar du kan göra själv, här och nu:

Mejlen

Låt den inte hacka upp din arbetsdag och kidnappa din uppmärksamhet hela tiden. Mejla på vissa tider under dagen, tex innan lunch och innan du går för dagen, men allra helst bara en gång per dag. Avsätt tid till det i din kalender och stäng ner mejlprogrammet däremellan. Och slå av notiserna för guds skull.

Mötena
Många möten hade kunnat vara ett mejl, men en hel del hade kunnat vara en snabb ordväxling mellan två personer på stående fot under tio minuter också. Eller hur? Lär dig sortera mellan vad du behöver vara med på och inte. Avsätt tid efter mötena du är med på för att sammanfatta det som sagts och lägga in uppgifter i din lista är allt är färskt i minnet. Inga möten back -to-back om du kan undvika det.

Uppgifterna

Innan du börjar beta av dem i random ordning, skriv först ner precis ALLT som kräver din insats. Börja med att se först vilka som är absolut viktigast och vilka som du kan stryka från din lista direkt. Delegera det du kan, hör av dig och flytta fram deadlinen på det som kommer bli svårt att hinna (bättre att göra det direkt). Bestäm, i samråd med din chef, vilket eller vilka projekt (helst inte mer än 2-3) som du ska fokusera på just nu och se till att få jobba ostört med dem under vissa timmar varje dag. Allt annat får helt enkelt vänta. När kollegor vill att du ska ta dig an nya projekt kan du säga ”absolut, det gör jag jättegärna, men jag har en del som jag behöver avsluta först, så jag kan börja med det om *tittar i din kalender* 4 veckor”. Bryt ner stora uppgifter i mindre, hanterbara delar och kalkylera iskallt med att det tar 30% längre tid att färdigställa dem än du tror. Och du, börja din inte din dag med mejlen utan med den svåraste och jobbigaste uppgiften. När du klarat av den känns det så himla bra, och allt annat kommer att kännas lätt i jämförelse.

Det kliar i mina fingrar efter att fördjupa detta och prata om djupjobb och ytjobb och hur man på riktigt gör ett sju helsikes jobb och ändå går hem utan jobbdatorn kl 17 varje dag, med en mage som är lugn och en hjärna som kan läsa böcker utan att bete sig som en popcornmaskin som flyger åt alla möjliga håll hela tiden, men det tar vi en annan gång, nu har du nåt att starta med så länge. 

Och du. Det är inte omöjligt att du blir provocerad av att läsa detta, och jag förstår dig, jag har själv varit där. Hur ska man säga nej till kollegor som behöver din hjälp, eller förväntar sig svar på mejlen inom en kvart, eller vill ha med dig i jättespännande nya projekt som börjar nästa vecka? Jag vet, det är inte enkelt. Men faktum kvarstår: Du har en viss tid till förfogande för att utföra ditt arbete på, det är vad det är, och du hinner det du hinner. Du kan inte trolla. Men om du sorterar bort de mindre viktiga sakerna och jobbar mer metodiskt, ostört och på djupet så finns det väldigt stora chanser att du får mer gjort av det som är av värde för dig och företaget eller organisationen, än om du står i givakt i inboxen hela dan. Och du får dessutom tid över till annat. Till sånt som är viktigt på riktigt.

Bara för att man jobbat på ett visst sätt under lång tid behöver det inte betyda att det är det rätta. 

Så vad säger du, är det inte dags för en riktig nystart nu?

Lise Hellström har en bakgrund som formgivare och författare. Hon är en mästare på att strukturera upp sin dag och få de viktiga sakerna gjorda. Hon har en stor följarskara på Instagram och har skrivit boken  Lises planering-kreativ ordning för ett härligare liv (2020). Med hjälp av Lises kunskaper och förmåga att skapa engagemang kan man åstadkomma riktigt bra resultat, lära sig koppla av, känna sig nöjd och skapa varaktiga och meningsfulla relationer. Läs mer om Lise Hellström eller boka henne som föreläsare.